Mail Einstellungen

1. Zu jedem Kunden ist, neben den Kontakt- bzw. Adressdaten, der Monat der Erinnerung abgelegt. Bei der 1. Erinnerung fragen wir einfach ab, wer den speziellen Monat (z.B. April) in seinem Datensatz stehen hat. Anschließend kommen die Email-Adressen dieser Kunden, in den sog. "Monats-Verteiler", in unserem Beispiel also für den Monat "April". Zum gewünschten Termin werden dann die Mails verschickt.

2. Unser Emailprogramm zeigt uns nach der Versendung an, wer die Conti-Erinnerungs-Mail geöffnet hat und wer nicht. Dies geschieht durch einen internen Vermerk, den das Programm selbständig dem bewußten Datensatz (Kunden) anfügt. Wir haben leider auf diesen Vermerk keinerlei Einfluß; können diese also weder anfügen, noch löschen.

3. Leider werden circa 50% aller Erinnungs-Mails von unseren Kunden ignoriert und nicht geöffnet, weshalb wir, mit einem Abstand von etwa 2 - 3 Wochen, nach Versand der 1. Erinnungsmail, eine weitere Email verschicken. Bei dieser Erinnerungs-Mail wird die 1. Mail zugrunde gelegt, damit alle Datensätze für den bewußten Monat vorhanden sind und anhand der Öffnungs- bzw. NICHT-Öffnungsmarkierung, wird anschließend ein neuer Verteiler erstellt (hier: nicht geöffnete Emails - April), der dann zum gewünschten Termin verschickt wird. Somit schreiben wir die Kunden noch einmal an, die die 1. Conti-Erinnerung nicht geöffnet und somit nicht daran erinnert wurden, dass sie den Conti hätte abholen sollen.

4. In wenigen Fällen kann es vorkommen, dass der "Öffnungsvermerk" nicht gesetzt ist, obwohl der Kunde die Email geöffnet hat. In diesen speziellen Fällen wird der Kunde dann abermals erinnert.

5. Desweiteren gibt es auch Fälle, wo der Kunde den Conditioner schon vor der 1. Erinnerung abholt, oder evtl. zwischen der 1. und der 2. Mail. Leider haben wir hier (siehe Punkt 2) ebenfalls keine Möglichkeit, den Kunden aus dem jeweiligen Verteiler zu entfernen.

Vielleicht sollten wir es aber auch nur sportlich sehen:

Lieber einmal oder zweimal zuviel, als einmal zu wenig erinnert!